Przetwarzanie danych osobowych w Budżecie Obywatelskim to temat, który budzi wiele wątpliwości. Jakie dane można zbierać? Jak długo przechowywać? Co z wnioskodawcami? Przedstawiamy praktyczny przewodnik.
Jakie dane przetwarzamy w BO?
Dane wnioskodawców:
- Imię i nazwisko
- Adres zamieszkania
- Email, telefon
- PESEL (do weryfikacji)
Dane głosujących:
- Imię i nazwisko
- PESEL (do weryfikacji)
- Adres (dzielnica głosowania)
- Oddane głosy
Dane publiczne (nie są danymi osobowymi):
- Treść projektów (bez danych kontaktowych)
- Wyniki głosowania (zbiorcze)
- Statystyki demograficzne (zanonimizowane)
Podstawa prawna przetwarzania
Art. 6 ust. 1 lit. e RODO
“Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi.”
To jest główna podstawa - BO to zadanie publiczne gminy.
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Obowiązek prawny (dla miast na prawach powiatu, gdzie BO jest obowiązkowe).
Zgoda NIE jest potrzebna
Nie zbieraj zgód na przetwarzanie - wystarczy podstawa z art. 6 ust. 1 lit. e.
Obowiązek informacyjny
Kiedy informować?
- Przy zgłaszaniu projektu
- Przy głosowaniu
- W regulaminie BO
Co musi zawierać klauzula?
Administrator: [Gmina XYZ]
Cel: Przeprowadzenie Budżetu Obywatelskiego
Podstawa: Art. 6 ust. 1 lit. e RODO
Okres przechowywania: [X lat od zakończenia edycji]
Prawa: dostęp, sprostowanie, ograniczenie, sprzeciw
Kontakt: IOD - [email]Okresy przechowywania
| Rodzaj danych | Okres | Uzasadnienie |
|---|---|---|
| Dane głosujących | 5 lat | Okres przedawnienia |
| Dane wnioskodawców | Do zakończenia realizacji + 5 lat | Gwarancja, roszczenia |
| Wyniki (zanonimizowane) | Bezterminowo | Archiwum |
| Logi systemowe | 1 rok | Bezpieczeństwo |
Prawa osób, których dane dotyczą
Prawo dostępu (art. 15)
Mieszkaniec może zapytać, jakie dane przetwarzamy.
Prawo do sprostowania (art. 16)
Można żądać poprawienia błędnych danych.
Prawo do ograniczenia (art. 18)
W określonych sytuacjach można żądać ograniczenia przetwarzania.
Prawo do sprzeciwu (art. 21)
Można wnieść sprzeciw wobec przetwarzania (ale nie wstrzymuje to głosowania).
Czego NIE można żądać:
- Usunięcia danych podczas trwania BO (uniemożliwiłoby weryfikację)
- Usunięcia głosu po zakończeniu głosowania
Bezpieczeństwo danych
Wymagane środki techniczne:
- Szyfrowanie transmisji (HTTPS)
- Szyfrowanie bazy danych
- Kontrola dostępu (role, uprawnienia)
- Logi dostępu
- Backup
Wymagane środki organizacyjne:
- Polityka bezpieczeństwa
- Szkolenia pracowników
- Umowy powierzenia z dostawcami
- Procedury naruszeń
Umowa powierzenia (z dostawcą systemu)
Jeśli korzystasz z zewnętrznego systemu BO, wymagana jest umowa powierzenia (art. 28 RODO):
- Przedmiot i czas przetwarzania
- Rodzaj danych i kategorie osób
- Obowiązki i prawa administratora
- Gwarancje bezpieczeństwa procesora
Naruszenia ochrony danych
Co robić w przypadku naruszenia?
- 72h - zgłoszenie do UODO (jeśli ryzyko dla osób)
- Bez zbędnej zwłoki - powiadomienie osób (jeśli wysokie ryzyko)
- Dokumentacja - rejestr naruszeń
Kary:
- Do 20 mln EUR lub 4% obrotu
- Dla podmiotów publicznych: upomnienie, nakaz
Podsumowanie
RODO w BO:
- Podstawa: interes publiczny (art. 6 ust. 1 lit. e)
- Obowiązek informacyjny: zawsze
- Zgoda: niepotrzebna
- Przechowywanie: max 5 lat od zakończenia edycji
Sprawdź zgodność z RODO w ARDVote →